Какие этапы делать, чтобы «разобрать» большую сеть?

я бы еще параллельно делал карту сети, где заносил где какой вилан к какому отделу/кабинету подключен
и если придется обойти почти все компы еще бы завел список где указан ФИО сотрудника его IP и мак адрес.

Упустить?
Мое мнение — ты сразу решаешь задачу которую не поставил перед собой. Зачем Vlan’ы? У тебя DHCP на первом месте — ставь на последнем. Твой список — это способ решить задачу, а не сама задача.
На первом месте перепись объектов сети. Сервера, принтера и компьютеры. Коммутаторы как отдельный класс.
Ни каких ФИО сотрудника — сегодня за компьютером сидит Иван, а завтра Дарья и перерывах на обед Александр заходит проверить почту. А еще компьютеры с принтерами умеют бегать по этажам и корпусам. И прибегают временные компьютеры.
На основе объектов начинай строить сеть. На основании Мак-адресов, но даже я в это не верю, всегда есть умный который знает как поменять или, из практики, коммутатор воткнуть и не сказать об этом ))). НО продолжаю в DHCP резервировать по Мак.

Есть большая запутанная сеть — делай что хочешь.
Собрал группу объектов — DHCP натравливаем.
Все сервера не обязательно в общую группу.
И не обязательно под каждый vlan подключать DHCP.

Я не думаю, что одна общая сеть и 2к адресов это норма.

Что такое — Норма?
Для меня (надоело с начальством воевать) — все делают что хотят, а что нельзя то прятать )))

Про телефонию забыл. Как отдельная задача.

«разобрать» большую сеть — это не задача, для которой можно построить этапы.
Пока твоя задача — построить функциональную и логическую схемы сети, которую ты/начальство хочешь получить. А вот потом уже можно будет решать задачу вида “Как на имеющейся физической сети получить то, что функционально и логически уже спроектировано”.